Каталог Орифлэйм. Ссылки для скачивания "одним кликом"

Сайт независимого консультанта М. Капитоновой

Правила ведения деловой переписки по электронной почте

37035531 - копия

Любая компания, большая или маленькая, каким-либо образом взаимодействует с другими такими же компаниями. Основной способ коммуникации – электронная почта. И, как ни странно, именно этот способ общения зачастую предшествует большому успеху или провалу. Электронная почта действительно имеет большое значение в ежедневной жизни фирмы, да и любого человека.

Чем электронная почта хороша, так это мобильностью и скоростью. Это и делает ее такой популярной в наше время безотлагательных нужд и путешествий. Однако даже в таком простом и удобном инструменте существует ряд правил, которые стоит соблюдать всем, особенно при официальной переписке.

Желательно начинать любое послание через интернет с приветствия и обращения, например: «Добрый день, Иван Иванович!». Обычно после этого можно переходить к сути сообщения. Разумеется, следует помнить о грамотности речи и логике построения сообщения.

В электронной почте есть возможность передачи вложений каких-либо типов. Предположим, вы хотите приложить к письму документ. В таком случае совсем не обязательно полностью излагать его в письме, достаточно просто дать краткую характеристику или описание, а сам документ отправить в приложении. Если же отправляются изображения, то зачастую есть смысл уменьшать их размер.

Не меньше грамотности важна тема сообщения. Разумеется, технически возможно отправить письмо без темы, но все же целесообразно указывать тему сообщения. Обычно там отражается в 2х словах основная тема сообщения. Например, если речь пойдет о поставках, можно написать «Сахар в компанию Nestle 26.12.2012».

При ответе на письмо следует нажимать кнопку «Ответить», потому что в этом случае и ответ, и вопрос отправителя будут в одном письме. Это хорошо в первую очередь отправителю, так как тот точно будет видеть, на какое его письмо пришел ответ.

Используйте подпись. Если сообщение официальное, обычно в подписи указывается полное имя, должность и контактный номер телефона. Письмо будет красиво и презентабельно оформлено, а получающий будет иметь контакты отправителя.

Теперь несколько щекотливая ситуация – на ваше письмо не ответили. Не стоит уже через полчаса отправлять еще 3-4 письма с тем же содержимым, что исходное. Можно отправить дублирующее через день-два с указанием, что первое было уже отправлено. Разумеется, речь не идет о срочных или критичных ситуациях.

Все перечисленное относится к правилам хорошего тона в общении по электронной почте. Поверьте, любому будет приятно получить грамотно составленное, красиво оформленное электронное письмо. Ведь важно в первую очередь не то, о чем говорят, а как говорят.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *